Scene 1: Possible Need for an EA Program

Danforth Manufacturing Company (DMC) mengembangkan, memproduksi dan menjual beberapa kegunaan sel penyimpan photovoltaic (baterai yang dibangkitkan oleh solar/matahari) yang digunakan oleh konsumen, bisnis dan produk kedirgantaraan. Robert Danforth, Presiden dan Chief Executive Officer (CEO) dari DMC, mengadakan rapat dengan Komite Eksekutifnya untuk melihat kembali permintaan investasi Pemodalan (Capital) akhir-akhir ini. Dua permintaan yang paling besar dari Kate Jarvis , Chief Operating Officer (COO), dalam hal penjualan baru dan sistem tracking inventory; selain itu permintaan berasal dari Jim Gorman, Chief Financial Officer (CFO) dalam hal investasi sistem akuntansi pembiayaan yang baru. Selain COO dan CFO, juga diundang Chief Information Officer (CIO) yang telah bergabung dengan DMC dua minggu sebelumnya dan Gerald Montes, Chief Counsel perusahaan.

Robert Danfort adalah orang yang terakhir masuk ke ruang rapat. Dia tersenyum pada komite eksekutifnya dan berkata “Terima Kasih atas kehadirannya untuk membicarakan sedikit tentang hal-hal yang berkaitan dengan permintaan investasi yang muncul dari rapat perencanaan tahunan bulan lalu. Sam, Anda telah bergabung dengan DMC, dan secara khusus saya tertarik dengan pemikiran anda hari ini. Secara utama, saya ingin memahami lebih baik dari kelompok mengapa kemampuan kita saat ini tidak cukup dan bagaimana sistem baru ini akan membantu unjuk kerja level bawah. Kate, mengapa anda tidak terlebih dahulu dan kemudian kita akan mendengar juga dari Jim.
Kate rose berjalan dengan membawa chart dan diagram. “Hadirin, telah disebutkan pada rapat perencanaan, permintaan saya untuk Sales and Inventory Tracking System(SITS) yang baru didasarkan oleh tidak cukupnya kemampuan saat ini untuk mencocokkan informasi inventori dan produksi dengan pesanan pelanggan. Kita juga mengalami waktu berlebihan untuk pesanan dalam jalur produk industry, jika dibandingkan dengan pesaing kita.

Perwakilan penjualan kita di lapangan adalah titik awal hilangnya pesanan. Mereka tidak dapat menyediakan secara langsung penawaran didasarkan pada pengecekan yang real time akan ketersediaan inventori dan harga saat ini. Hal yang sama terjadi pada perwakilan kita. Mereka tidak dapat melihat ketika pekerjaan produksi kecil dan modifikasi sedang berjalan dijadwalkan. Hal ini akan membantu penjualan dalam area profit yang tinggi di mana kita akan memperluasnya. Kemampuan Pesaing utama kita, menangani informasi ini hampir setahun yang lalu. Ketika saya skeptic pada suatu waktu tentang dampak pada penjualan mereka, saya percaya bahwa model sukses dari mereka akan merusak jalur produk industry kita.

Robert kemudian menyela “Kate, hal tersebut serius. Bahkan dari sudut pandang biaya saya perhatian tentang hal ROI (Return on Investment) untuk SITS. Bulan lalu, anda menyatakan bahwa perkiraan awal biaya untuk pengembangan SITS lebih dari 3 miliar dolar. Kita akan mengetatkan anggaran untuk 2 tahun ke depan… Adakah anda memandang adanya ROI ?” “Ya” respon dari Kate. “Chart ini menunjukkan level investasi dan periode payback untuk SITS, di mana saya memperkirakan dalam 2 tahun, tergantung pada cepatnya adopsi secara keseluruhan dalam kinerja penjualan. Siklus hidup untuk SITS seharusnya 7 tahun, dengan ROI yang positif nampak pada tahun ketiga sampai tahun ke tujuh., dan rata-ratanya sekitar 12 persen per tahun.

Robert berpaling ke Sam, “Apa yang anda pikirkan Sam ?” Tidak adakah bagian masalah di sini di mana beberapa sistem informasi kita tidak dapat terhubung satu sama lainnya ?” Sam menjawab “Saya pikir anda benar, dari apa yang saya lihat dalam survey awal kemampuan teknologi informasi yang saya lakukan, banyak dari sistem kita dibuat sebagai proyek individu didasarkan pada kebutuhan unik tertentu. Kita sekarang memiliki beberapa duplikasi fungsionalitas dan munculnya ketidakefisienan dukungan terhadap proses bisnis.” Robert merespon dengan cepat “Bukankah proposal SITS juga sama?” “Barangkali” kata Sam, “Saya mendengar bahwa Kate ingin mengintegrasikan pertukaran informasi melintasi penjualan, inventori, dan jalur produksi. Hal ini mewakili pendekatan level tinggi untuk mencapai beberapa kebutuhan bisnis.”

Robert kemudian ke Jim “Apa yang ada pikirkan tentang masalah Kate? Jim menjawab “Saya setuju tentang kita perlu menjalankan kemampuan berkompetisi kita. Ketika jalur produk kedirgantaraan kita paling profitable, jalur produk industry akan membawa pendapatan lebih, kemudian ini akan berdampak signifikan dalam keseluruhan perusahaan seandainya kita kehilangan pangsa pasar dalam area produk industry kita.” Robert kemudian berpaling ke Gerald, “Lalu apa yang anda pikirkan” Gerard terdiam sementara kemudian berkata “Saya memikirkan tentang kita harus bertindak secepatnya untuk memproteksi pangsa pasar kita dalam jalur produk industry, tetapi saya tidak yakin bahwa SITS akan bisa menjawabnya. Mungkin anda benar Robert, proposal yang Kate buat mungkin sama dengan solusi teknologi yang Sam katakan tadi.”

Robert memutar kursinya dan mengatakan “Sebelum berlanjutnya proposal, mari kita membicarakan tentang permintaan investasi Jim”. Jim kemudian mengaktivasikan proyektor dan memperlihatkan slide. “Permintaan saya adalah untuk sistem akuntansi pembiayaan yang akan menggantikan sistem akuntansi saat ini. Seperti yang Robert sebutkan, akan ada pengetatan anggaran untuk 2 tahun ke depan, dan mempunyai kemampuan untuk lebih cepat dalam melihat habis atau pembangkitan anggaran dalam setiap jalur bisnis yang akan membantu kita dalam mengelola anggaran agar lebih efektif.Sistem ini merupakan sebuah modul dari WELLCO yang merupakan produk ERP komersial terpercaya. Kita akan meletakkan produk ini dengan memperluasnya hingga back office. Biaya untuk investasi ini di bawah 600/000 dolar. Menurut Vendor, periode payback untuk modul akuntansi biaya ini adalah 18 bulan, dengan rata-rata ROI tahunannya sekitar 16 persen.

“Jim, dapatkah kemampuan akuntansi baru ini mendukung apa yang Kate cari ? “ kata Gerald. Jim merespon “Modul WELLCO dapat menangani beberapa dari apa yang Kate cari, termasuk biaya dan informasi volume dalam penjualan, inventori dan aktivitas produksi tatapi modul ini tidak dapat dikonfigurasi secara khusus untuk mendukung informasi yang Kate butuhkan”. Tapi apakah hal ini dapat dimodifikasi ?” Sela Robert. “Mungkin juga” Kata Jim, “dan seandainya tidak bisa, saya akan berpikir dengan modul lain dari WELLCO yang dapat menangani masalah tersebut.” Sam, bantulah saya untuk jalan keluar masalah ini seandainya kamu bisa.” Sam kemudian merespon “ Saya tahu bahwa WELLCO adalah salah satu produk ERP unggulan yang dirancang untuk mendukung banyak fungsi front dan back office. Hal ini mungkin saja dapat mendapatkan fungsionalitas untuk mendukung kebutuhan Jim dan Kate. Saya lebih berkonsentrasi pada bahwa kita masih memandang kebutuhan pada level jprogram dan level sistem…. Yang secara esensi merupakan perencanaan bottom-up. Apakah tidak lebih baik keuntungan perusahaan didekati dengan pendekatan strategic yang akan mengevaluasi kebutuhan dan solusi yang diajukan sepanjang keseluruhan enterprise dalam konteks tujuan strategic kita.”

Sejenak peserta rapat terdiam an kemudian Gerald berkata “perencanaan tahunan kita mengalami kemunduran di mana terjadi pada hamper keseluruhan perencanaan strategic. Kita lihat tujuan dan inisiative strategic saat ini. Kita lihat perubahan apa yang dibutuhkan untuk memungkinkan kita dapat bersaing. Seperti yang telah anda lihat dari rapat bulan lalu, proposal baru juga mengalami kemunduran dan harus ditindaklanjuti. Itulah yang akan dikatakan dan mereka pantas mempertimbangkan untuk mendanai dan mengimplementasikan.” Sam berkata “Apakah ada model yang sama dari enterprise yang digunakan untuk mendukung diskusi ini ?” “Baiklah, seandainya yang anda maksud adalah perencanaan bisnis tahunan kita, tentu kita memilikinya” Kata Jim. “Lebih dari Itu” Kata Sam, “Sebuah model strategi, bisnis, dan teknologi yang memungkinkan kita untuk melihat apa yang kita punya sekarang dan apa yang direncanakan untuk masa mendatang. Sesuatu yang memberikan kita kemampuan untuk bekerja di mana dengan model kita dapat melihat investasi apa dan scenario operasi apa di masa mendatang.” “Kita tidak mempunyai apapun tentang itu” kata Kate, “Memiliki model seperti itu akan membantu saya dalam menganalisa apa yang kita dapat lakukan untuk bekerja dalam bidang kita.”

Robert berdiri dan berjalan ke jendela. “Sam, anda orang baru dalam team, tetapi kadangkala pandangan yang segar hadir dalam situasi seperti ini dan memberikan pandangan ke depan. Apa yang saya percaya adalah anda akan mengatakan kepada kita tentang kekurangan kita dari mulai atas sampai bawah, kemampuan penggerak strategi untuk menemukan kebutuhan dan solusi… Apa itu benar ?” “Ya” jawab Sam. “DMC tidak sendiri. Banyak perusahaan juga memiliki masalah yang sama karena mereka masih mendukung pengambilan keputusan level program. Kita cenderung untuk membiarkan itu terjadi dalam kefakuman dengan sedikit hal

dalam tujuan dan standar untuk memandu menganalisa, merencanakan, mendokumentasikan dan pengambilan keputusan. Saya akan mengajukan proposal Jim dan Kate untuk dilihat ulang melalui pandangan yang berbeda, yaitu arsitektur skala enterprise. Seandainya kita memiliki model tipe ini, kita dapat melihat kemampuan saat ini, kebutuhan masa mendatang, dan gap-gap (hambatan, rintangan) dalam kemampuan kita untuk mencapai kebutuhan tadi. Kita juga dapat melihat adanya kemampuan saat ini yang duplikasi dan solusi di masa mendatang. Dari apa yang saya dengar pada rapat ini kita mungkin memiliki kebutuhan yang tumpang tindih (beririsan) di mana barangkali tidak harus dicapai dengan solusi yang terbatas walaupun kita optimalkan sumber daya financial dan teknologi kita.”

“Menarik” kata Robert. “Terdengar seperti sinaran perak, dan saya waspada terhadap hal ini” kata Gerald. Robert berkata lagi “Sam, akankah arsitektur luas enterprise benar-benar akan membantu kita ? Seandainya ini dapat dilaksanakan, luar biasa, tetapi mengapa kita belum mendengar ini sebelumnya ? Saya mengetahui tidak ada makan siang yang gratis dan di mana titik ROI dari arsitektur ini ?” Kate menambahkan “Kita kita mengapresiasikan ide, Saya tidak dapat memiliki waktu untuk menunggu untuk keseluruhan perusahaan untuk dapat dimodelkan, Saya perlu kemampuan itu sekarang.”

“Baiklah” kata Sam. “Anda benar, membangun sebuah arsitektur enterprise tidaklah gratis dan ini akan membutuhkan waktu. Beruntung sekali, ada pendekatan yang digunakan oleh sector swasta maupun sector public(umum) yang mendukung pemodelan kebutuhan dan solusi dalam sebuah cara terstandarisasi antara banyak jalur bisnis, di mana direferensikan sebagai segmen arsitektur. Juga, setiap segmen dilengkapi untuk kemudian ditambahkan ke dalam arsitektur secara keseluruhan. Dengan menangani area Jim sebagai segmen financial perusahaan, dan area Kate sebagai segmen produksi, kita dapat menjalankan area tersebut pertama kali, dengan demikian mengurangi waktu untuk melengkapi bagian arsitektur dari proyek yang lebih besar yang mungkin mengimplementasikan sebuah solusi kombinasi. Kita dapat melakukan ini dengan memodelkan hanya dari penggerak strategic, layanan bisnis, dan solusi teknologi yang mengaplikasikan 2 segmen tadi. Akhirnya meskipun, untuk arsitektur menjadi paling bernilai bagi DMC, keseluruhan perusahaan seharusnya dimodelkan dalam kondisi saat ini dan beberapa dimungkinkan untuk kondisi di masa mendatang.”

“Sejauh ROI” lanjut Sam. “Ini hal yang lebih sulit untuk tepat dalam mengukurnya ketika biaya untuk melakukan analisa dan pemodelan bergantung pada sejumlah informasi yang ada saat ini dan derajat kerjasama yang dicapai dengan para stakeholder. Omong-omong, stakeholder di sini termasuk eksekutif kita, manager dan staf pendukung. Tetapi, marilah kita mengatakan bahwa analisa arsitektur top-down mengungkapkan bahwa ada kebutuhan umum antara Kate dan Jim, Kita dapat mencapai kebutuhan melalui penambahan fungsionalitas pada SITS atau dengan membeli beberapa modul dari produk komersial WELLCO, dan mengerjakan beberapa modifikasi. Kita secara potensial dapat menghemat beberapa ratus ribu dolar, atau barangkali juta dolar dibandingkan dengan menjalankan SITS dan WELLCO secara terpisah….. semua dari ini tadi merupakan ROI dari hasil arsitektur. Anda barangkali belum mendengar tentang arsitektur enterprise karena ketika sebuah perusahaan dijalankan dengan baik, ini akan menjadi sebuah asset strategic di mana membuat perusahaan lebih efisien dan lincah. Tipe kemampuan tadi secara normal tidak pernah diutarakan.”

“Lalu apa kelemahannya ?” kata Gerald. “Arsitektur enterprise cenderung dipandang sebagai sebuah musuh pengambilalihan oleh program manager dan eksekutif yang telah dari awal memiliki banyak kemandirian dalam pengembangan solusi untuk kebutuhan mereka sendiri.” Kata Sam. “Juga, arsitektur akan membawa sebuah bahasa dan proses perencanaan yang baru, di mana menyukai banyak tipe perubahan yang dapat dilihat sebagai obat dalam keterlibatannya dan oleh karena itu mungkin akan dihalang-halangi. Dukungan eksekutif dan stakeholder yang kuat akan mencegah dari hal-hal seperti ini.”

“Sam, pendekatan arsitektur tampaknya masuk akal, tetapi saya belum secara lengkap memahaminya.” Kata Richard. “Marilah, kita buat sebuah pilot project. Saya ingin anda untuk bekerja dengan Kate dan Jim dan bawakan saya sebuah perencanaan dan kasus bisnis dalam 2 minggu untuk mengembangkan bagian dari arsitektur DMC yang menjalankan kemampuan saat ini dan menyatakan kebutuhan masa mendatang. Kita akan menggunakan ini sebagai sebuah ujian untuk apakah kita ingin melaju ke depan dengan arsitektur enterprise ini. Terima kasih atas semua waktu anda hari ini, ketemu 2 minggu lagi.

WHAT IS EA ?

EA (enterprise architecture / arsitektur enterprise) merupakan sebuah strategi dan aktivitas yang digerakkan oleh bisnis yang mendukung perencanaan manajemen dan pengambilan keputusan dengan menyediakan sudut pandang yang terkoordinasi dari keseluruhan enterprise. Pandangan ini akan mencakup strategi, bisnis dan teknologi di mana hal ini berbeda dari penggerak teknologi, level sistem dan pendekatan proses.
Istilah Enterprise

Merupakan suatu area goal(tujuan) dan aktivitas umum dalam suatu organisasi atau antara beberapa organisasi, di mana informasi dan sumber daya lainnya dipertukarkan.
Istilah Enterprise Architecture
Merupakan suatu analisa dan dokumentasi dari sebuah enterprise dalam kondisi sekarang dan kondisi masa mendatang dari terintegrasinya sudut pandang strategi, bisnis dan teknologi.

Konsultasi Enterprise Architecture? Information System Strategic Planner:

Facebook Comments
 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here